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Débuter avec Quickbooks !

Envoyez facilement des factures et notes de frais de Receipt Bank vers Quickbooks en 5 étapes et 5 minutes :

 1. Connecter vos comptes Quickbooks et Receipt Bank.

Connecter votre compte Receipt Bank à Quickbooks prend moins de 5 minutes. Suivez les étapes suivantes :

  • Dans votre compte Receipt Bank, cliquez sur “paramètres du compte” > “intégration” > “choisir l’intégration”, choisissez “QuickBooks”.
  • Cliquez sur “Aller sur l’autorisation QBO URL” puis rentrez vos identifiants QuickBooks, mail et mot de passe.
  • Si vous avez plusieurs comptes liés à la même adresse mail sur QuickBooks, choisissez votre entreprise.
  • Bravo ! Receipt Bank vient d’importer votre plan comptable, votre liste de fournisseurs, l’intitulé de vos comptes bancaires, votre TVA, vos champs de compta analytique que vous avez déjà créé dans QuickBooks.

2. Facture Fournisseur ou Achat Comptant ?

Restez dans l'onglet "intégration" de vos paramètres du compte pour personnaliser votre intégration.

A votre première utilisation de Receipt Bank avec QuickBooks, nous vous conseillons de tout publier en "facture fournisseur", car ceci vous laisse faire le rapprochement bancaire dans QuickBooks avec un maximum de flexibilité.

Pour envoyer un élément en "achat comptant” dans votre compte Quickbooks, vous aurez besoin d’indiquer le compte bancaire que vous avez utilisé pour payer l’élément concerné. Pour faire cela, il faut lier le compte bancaire que vous avez configuré dans Quickbooks à une méthode de paiement dans Receipt Bank.

Si vous ne liez pas vos comptes bancaires à vos méthodes de paiement, vous ne serez pas en mesure d’envoyer des éléments en "achat comptant" dans Quickbooks. En revanche vous pouvez parfaitement les publier en "factures fournisseurs".

                         

3. Configurez une TVA par défaut

Pour publier des éléments dans QuickBooks, un marqueur de TVA doit être paramétré pour tout le compte. Peu importe le taux que vous choisissez, cette case doit être remplie. C'est simplement un marqueur pour que QuickBooks puisse bien recevoir la TVA extraite par Receipt Bank.

Dans “paramètres du compte” > “intégration” > Vous devez sélectionner un marqueur de TVA. Par exemple 10% ou 20%, mais le taux choisi n'est pas important.

Ce marqueur permet de faire le lien entre Receipt Bank (reconnaissant le montant de TVA sur la facture), et QuickBooks (recalculant la même TVA, mais avec le taux du marqueur).

Pas d’inquiétude, cette TVA par défaut sera remplacée pour chaque élément par le montant réel de TVA extrait par Receipt Bank sur votre facture. Dans QuickBooks la TVA extraite sera envoyée dans un compte général "TVA déductible".

Toute règle fournisseur que vous aurez paramétrée remplacera également la valeur par défaut.

Voici à quoi doit ressembler votre onglet "intégration" à votre première utilisation de Receipt Bank et QuickBooks :

 

 

 

4. Envoyer des factures dans Receipt Bank :

Vous pouvez le faire de plusieurs façons. Cliquez sur l’onglet “ajouter des éléments” dans votre compte Receipt Bank pour toutes les découvrir. La méthode la plus simple est d’utiliser son smartphone en toute occasion :

  • Prise de photo et envoi via l’appli mobile pour toutes les factures fournisseurs et facturettes ou notes de frais en papier.
  • Transfert des e-mails contenant une facture dans votre messagerie mobile.

5. Publier dans QuickBooks

Une fois votre facture envoyée, nous la traiterons et en extrairons les informations clés : Fournisseur, Date, Montant Total, Montant de TVA.

A vous ou votre expert-comptable de choisir le compte de charge que vous souhaitez, puis cliquez sur  Publier !

Il y a certains champs comme “compte”, “montant de TVA”, “projet 1”, "projet 2", "description" pour lesquels vous pouvez créer des règles afin d’automatiser encore plus leur traitement.

 

Bravo c'est fini, vous avez intégré vos comptes Receipt Bank et QuickBooks, et envoyé vos premières factures. Les prochaines iront encore plus vite !

 

Pour aller plus loin et plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter à support@receipt-bank.com

Pour plus d’informations sur QuickBooks, consultez les autres articles de notre centre d’aide.

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